入住服務(wù)應(yīng)注意的問題

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　　一、入住服務(wù)準備工作要充分

　　物業(yè)入住在物業(yè)管理中是一項繁瑣細致的工作，既要求快捷高效，又要求井然有序。由于業(yè)主普遍缺乏物業(yè)入住的相關(guān)知識和經(jīng)驗，經(jīng)常會存在相關(guān)資料準備不足和對物業(yè)入住管理等缺乏認識的問題，加之業(yè)主入住又是短時間內(nèi)集中辦理的，工作的頻密度高、勞動強度大，因此，一定要充分做好物業(yè)入住的各項準備工作。

　　物業(yè)入住準備工作的核心是科學周密的計劃。在進行周密計劃和進行資料準備及其他準備工作的同時還應(yīng)注意以下四個方面的工作：

　　第一是人力資源要充足?，F(xiàn)場引導、辦理手續(xù)、交接查驗、技術(shù)指導、政策解釋、綜合協(xié)調(diào)等各方人員應(yīng)全部到位，協(xié)同工作。如現(xiàn)場出現(xiàn)人員缺位，其他人員或機動人員應(yīng)及時補位。

　　第二是資料準備要充足。雖然物業(yè)管理公司可通過一定管理方法有意識地疏導業(yè)主，避免業(yè)主過于集中，但業(yè)主的隨意性是不可控的，因此，有必要預留一定余量的資料。

　　第三是分批辦理入住手續(xù)，避免因為過分集中辦理產(chǎn)生的混亂。為避免入住工作的混亂，降低入住工作強度，在向業(yè)主發(fā)出《入住通知書》時，應(yīng)明確告知其入住辦理時間，現(xiàn)場亦應(yīng)有明確標識和提示，以便對業(yè)主入住進行有效疏導和分流，確保入住工作的順利進行。

　　第四是緊急情況要有預案。入住時由于現(xiàn)場人員混雜、場面較大，隨時可能發(fā)生如治安、消防、醫(yī)療、糾紛等突發(fā)事件，建設(shè)單位及物業(yè)管理單位應(yīng)預先設(shè)立各種處理方案，防患于未然。

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　　二、入住期間需要注意的問題

　　(1)業(yè)主入住實行一站式柜臺服務(wù)，方便業(yè)主辦理有關(guān)入住手續(xù)。在入住辦理期間，物業(yè)建設(shè)單位、物業(yè)管理單位和相關(guān)部門應(yīng)集中辦公，形成一條龍式的流水作業(yè)，一次性地解決業(yè)主入住初期的所有問題，如辦理入住手續(xù)，開通電話、有線電視等。

　　(2)因故未能按時辦理入住手續(xù)的，可按照《入住通知書》中規(guī)定的辦法另行辦理。

　　(3)應(yīng)合理安排業(yè)主入住服務(wù)辦理時間，適當延長辦理時間。為方便業(yè)主入住，應(yīng)根據(jù)業(yè)主的不同情況實行預約辦理或?qū)嵭袕椥怨ぷ鞣绞剑缭谡９ぷ鲿r間之外另行安排入住手續(xù)的辦理，或延長工作時間，如中午或晚上延時辦公。

　　(4)辦理入住手續(xù)的工作現(xiàn)場應(yīng)張貼入住公告及業(yè)主入住流程圖，在顯要位置張貼或擺放各類業(yè)主入住的標牌標識、作業(yè)流程、歡迎標語、公告提示等，方便業(yè)主了解掌握，加快入住進程。同時，現(xiàn)場擺放物業(yè)管理相關(guān)法規(guī)和其他資料，方便業(yè)主取閱，減輕咨詢工作壓力。對于重要的法規(guī)文件等，可以開辟公告欄公示。

　　(5)指定專人負責業(yè)主辦理入住手續(xù)時的各類咨詢和引導，以便入住工作有秩序地順利進行。入住現(xiàn)場應(yīng)設(shè)迎賓、引導、辦事、財務(wù)、咨詢等各類人員，以方便業(yè)主的不同需要，保障現(xiàn)場秩序，解決各類問題。

　　(6)注意安全保衛(wèi)以及車輛引導。入住期間不僅有室內(nèi)手續(xù)辦理，還有現(xiàn)場驗房等程序。而有些樓盤的現(xiàn)場施工尚未完結(jié)，現(xiàn)場人員混雜，故應(yīng)注意業(yè)主人身安全和引導現(xiàn)場車輛有序擺放。

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　　三、入住操作實務(wù)案例

　　【案例】某住宅區(qū)入住方案。

　　(一)入住時間安排

　　(1)A、B棟集中入住時問：2004年12月26日～2005年元月2日

　　(2)C、D棟集中入住時間：2005年元月3日～2005年元月10日

　　(3)每日服務(wù)時間：

　　周一～周五8:30am～7:00pm

　　周六、周日9:00am～5:00pm

　　(二)場地準備

　　售樓處洽談廳：辦理入住手續(xù)，辦理電信、郵政、有線電視、銀行、派出所手續(xù)或咨詢、裝修審批或咨詢。

　　(三)資料準備

　　(1)《住宅質(zhì)量保證書》(500份，建設(shè)單位準備);

　　(2)《住宅使用說明書》(500份，建設(shè)單位準備);

　　(3)《入住通知書》(500份，物業(yè)管理單位準備);

　　(4)《物業(yè)驗收須知》(500份，物業(yè)管理單位準備);

　　(5)《業(yè)主(住戶)手冊》(800份，物業(yè)管理單位準備);

　　(6)《裝修手冊》(800份，物業(yè)管理單位準備);

　　(7)《業(yè)主公約》(1500份，物業(yè)管理單位準備);

　　(8)《物業(yè)管理收費協(xié)議》(1500份，物業(yè)管理單位準備);

　　(9)《收款收據(jù)》(500份，物業(yè)管理單位準備);

　　(10)《登記表格》，(800份，物業(yè)管理單位準備);

　　(11)《業(yè)主入住房屋驗收表》(1500份，物業(yè)管理單位準備)。

　　(四)辦公用具準備

　　(1)桌椅30套，配以絲絨臺布;

　　(2)文件柜4個，資料袋1000個;

　　(3)飲水機2臺，一次性水杯1000個;

　　(4)復印機1臺，復印紙若干;

　　(5)小禮品500份;

　　(6)紙、筆、雙面膠;

　　(7)平面圖、模型;

　　(8)裝訂機、過膠機、鑰匙箱;

　　(9)數(shù)碼相機、手提電腦。

　　(五)環(huán)境布置

　　(1)彩燈、噴繪、招貼畫;

　　(2)指示牌(中英文);

　　(3)辦事流程(燈箱);

　　(4)樣本表格;

　　(5)廣播、背景音樂;

　　(6)宣傳標語;

　　(7)隔離樁等。

　　(六)交通管理

　　(1)通向一期住宅的路口用雪糕筒封閉(只允許一期住戶出入);

　　(2)入住來賓車輛全部進地下車場停放;

　　(3)車場出入口、步行出人口放置導示牌、樓棟及功能區(qū)指示牌;

　　(4)在車場出入口、車場內(nèi)部布崗，指揮和引導車輛和來賓。

　　(七)人員配備

　　(1)引導組：2人，負責入住流程介紹，引導辦理手續(xù);

　　(2)資料組：6人，負責資料發(fā)放查驗登記工作;

　　(3)財務(wù)組：2人，負責收費并簽訂《管理服務(wù)費收費協(xié)議》;

　　(4)鑰匙組：2人，負責鑰匙發(fā)放與登記;

　　(5)驗房組：20人，負責引導業(yè)主進行驗房，以及情況登記;

　　(6)綜合組：4人，咨詢工作，綜合協(xié)調(diào)工作;

　　(7)治安組：20人，治安防范，秩序維護，車輛引導。

　　(八)入住流程

　　(1)引導員引導來賓進入售樓處辦理入住手續(xù);

　　(2)驗證(入住通知書、準住證、身份證);

　　(3)驗樓，簽認驗收表;

　　(4)發(fā)放資料及表格;

　　(5)指導業(yè)主填寫表格;

　　(6)簽訂公約和收費協(xié)議;

　　(7)繳納管理費等應(yīng)繳費用;

　　(8)發(fā)放鑰匙及記錄。

　　(九)其他注意事項

　　2005年元月11日起不再集中辦理入住手續(xù)，逾期沒有辦理完入住手續(xù)的，可繼續(xù)到物業(yè)管理單位辦理。

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