秘書五級考試重點整理：事務管理（2）

　　6.迎送來訪者

　　(1)做好準備工作：①心理準備：a“誠懇”的心情;b合作精神

　?、谖镔|(zhì)準備：a環(huán)境準備，接待環(huán)境應清潔，明亮，美觀;辦公桌文件文具電話等各歸其位

　　b辦公用品準備：前廳有座椅、茶幾;會客室桌椅整齊，茶具、茶葉、飲料要齊

　　全，還應有良好的照明及空調(diào)設備。

　　(2)迎接來訪者的禮節(jié)：①自我介紹：主動

　?、跒樗俗鹘榻B：尊者有優(yōu)先知情權，一般應先把職位低者、年輕人、男土、來訪者介

　　紹給職位高者、年長者、女士、主人。

　　③握手：握手次序，職位高者、年長者、主人、女性先伸手，表示握手意愿，而職位低

　　者、年輕人、客人、男性則應該馬上伸手回握。

　　(注：握手不必大幅抖動，不要交叉握手，握手時要脫開手套、墨鏡)

　?、芑Q名片：一般應是來訪者、男性、身份低者先向被來訪者、女性、身份高者遞名片，

　　而后者在接到名片后回贈對方自己的名片。遞名片理應雙手拿著名片上方，讓名片上字

　　的正面朝向?qū)Ψ?，以便對方接過后就能馬上看清楚。

　?、萁用Y節(jié)：雙手接過，表示謝意，然后認真拜讀一下，看清楚對方的姓名、身份。

　　如對姓名中的某個字認不準的話，應恭敬地向?qū)Ψ秸埥蹋骸皩Σ黄?，請問您的名字中這個

　　字怎么讀? 拜讀完后鄭重地把它放在桌子上，注意不要把文件壓在上面。事后保存時則

　　應放在名片盒中或名片夾中，既方便查找，也利于保存。

　?、夼丬嚕?注意座位次序)有專職司機時，通常是“前下后上，客右主左”。來賓和主人坐在后排，

　　且讓來賓坐在主人的右側，秘書坐在前排，如果上司兼任司機，則第一主賓安排在前

　　排司機副座上。

　　(3)迎接來訪者步驟：①見到客人，第一時間做出“3S”的動作表情

　?、谧畛鯌獙φZ：“您好，歡迎您的來訪”“您好，我能為您做什么?”

　?、垡I來訪者的方法：引導來賓途中，秘書應配合來賓步調(diào)，在來賓左前方1～1.5米處引

　　導，并可與來賓進行適當?shù)暮选＾D(zhuǎn)彎或上樓梯時用手示意且說：“請這邊走”“請上樓梯”。

　　乘電梯時，先按住電梯開關，讓來賓先入先出。

　?、苓M門后為客人安排上座：一般以離門遠、面對門的位置為上座;如果與門等距離，按慣例

　　是“以右為尊”，即把來賓安排在主人右側。

　?、轂榭腿硕瞬璧顾?/P>

　?、奚纤九c客人談話其間適時進去添茶。

　　(4)恭送來訪者：一般送到電梯前或樓梯口，要幫助客人按電梯的按鈕，等客人上電梯后微笑著向客人揮手告別

　　送客之后，及時整理會客室，以便迎接下一位客人。

　　7.辦公環(huán)境管理：

　　(1)辦公環(huán)境的構成要素包括硬環(huán)境與軟環(huán)境。硬環(huán)境包括室內(nèi)的空氣(4度：溫度，濕度，清潔度，流通度)、光線、顏色、聲音、綠化環(huán)境。軟環(huán)境包括工作氣氛、接待人員的個人素養(yǎng)等社會環(huán)境。

　　(2)上司工作環(huán)境的要求及維護：

　　要求：保持地面、臺面、電腦、辦公設備、家具等的清潔與整齊。

　　步驟：①經(jīng)常整理上司辦公室和辦公桌，文件物品擺整齊。②定時開窗，保持空氣清新自然;③授權后，定期對上

　　司文件柜進行清理;④對上司的綠化植物要照顧;⑤上司接待客人之后要及時對接待室進行整理;⑥平日里要對安全、衛(wèi)生等進行檢查。

　　(3)個人工作環(huán)境要求及整理

　　要求：保持環(huán)境和設備用品整潔;有安全隱患意識。

　　步驟：①辦公桌必備物品及其整理

　　a電話：左手邊，方便右手記錄

　　b電腦：鍵盤不要被覆蓋，不要在屏幕上貼紙條

　　c參考書：常用的放在桌面或易取的抽屜中;少用的放公司書柜里

　　d文具用品盒：常用文具放入其內(nèi)

　　e文件夾：把文檔歸類，存放于不同顏色的文件夾中，然后標明標簽

　　②技巧：a不常用的移到其它地方

　　b清理過期的文件

　　c注意電腦顯示器

　　d充分利用辦公空間

　　e清理舊的閱讀材料

　　(4)恰當放置物品

　?、俪Ｓ玫膫€人辦公物品：

　　a紙簿類;

　　b筆尺類：如鉛筆、鋼筆等，各種尺子、修正液;

　　c小裝訂類：大頭針、剪刀、訂書機等;

　　d歸檔用品：各種文件夾、檔案袋、收件日期戳;

　　e辦公設備專用易耗品：復印機用墨盒;計算機用磁盤、磁盤盒等。

　?、谇‘敺胖脗€人物品：

　　a自用的辦公文具等按照使用頻率及使用習慣安排

　　b常用的文件夾應整齊地疊放在桌邊或文件架上

　　c專用的電話應放在左手邊，右手記錄

　　d電腦、打印機等用電設備應放置在一起，便于電源接線和管理。

　　③常用公用物品：a公用文件及文件夾;b公用辦公用品柜;c公用電話號碼本、字典等;d接待區(qū)為訪客閱覽

　　的宣傳品、資料

　?、苋绾畏胖贸Ｓ霉梦锲罚赫R擺放，用后要放回原位置，方便他人使用。

　　辦公日常事務管理包括：登記使用會議室和進行用車預定;處理郵件;協(xié)助處理其它事項。

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