2014年三級秘書資格辦公設備管理復習：合理調配和利用辦公資源

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　　合理調配和利用辦公資源

　　1.制訂合理的調配計劃

　　2.建立辦公資源運行檔案

　　(1)辦公資源運行檔案的主要內容

　　1)購買信息。

　　2)保修信息。

　　3)維修合同。

　　4)操作指南。

　　5)所有資源情況列表。

　　6)基本信息。

　　7)日志記錄和故障登記。

　　(2)建立辦公資源運行檔案的程序

　　1)了解情況。對本單位辦公資源的基本情況了解清楚，包括名稱、數(shù)量、種類、存放位置、運行情況等。

　　2)分類。對辦公資源進行分類，通常按資源的使用情況分為：設備類、用品類、車輛類、房屋類等，不同類別的資源應采取不同的管理方法。

　　3)建檔。對各類辦公資源中的每一項資源都要分別建立檔案，詳細做好記錄。

　　4)分析。定期對辦公資源檔案進行分析，主要包括辦公資源的運行狀況?辦公資源是否被充分利用?辦公資源維護情況?耗材及使用過程中的費用支出情況?

　　3.管理辦公資源的注意事項

　　(1)及時更新記錄。

　　(2)按規(guī)定清退辦公用品、設備等，當員工調離時，應及時退回領用的辦公用品、設備，防止辦公資源流失。

　　(3)掌握人員流動情況，及時調配辦公資源。

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