2014年三級秘書資格會前籌備復(fù)習(xí)：擬訂會議籌備方案

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　　擬訂會議籌備方案

　　會議籌備方案定義：也稱為會議預(yù)案，指秘書在召開會議之前就會議準(zhǔn)備工作的組織和實施形成的文字。

　　會議能否取得成功，很大程度上取決于會前的準(zhǔn)備工作，在會議成功的要素中，會議籌備方案的制訂是重點，它是會議籌備工作的依據(jù)。

　　1.會議籌備方案的作用

　　(1)了解會務(wù)工作的全局。會議籌備方案就會議召開的日期、時間、地點、出席人員范圍、議程和議題、經(jīng)費預(yù)算、后勤保障、會務(wù)人員分工等。

　　(2)加強協(xié)調(diào)溝通。明確了自己的工作職責(zé)，方便了會議上下情況溝通。

　　(3)確保會議目標(biāo)的實現(xiàn)。了解會議的籌備進展情況，為會議的組織把好關(guān)。

　　2.會議籌備方案的特點

　　(1)全面性和具體性。涉及會議組織的方方面面，細化了各項工作，既全面又具體。

　　(2)計劃性。它是會議召開的計劃性文書，對會議的過程作出了周密安排。

　　(3)明確性。對各個會議組織機構(gòu)分工和各組任務(wù)，提出了要求，明確完成的時限。

　　3.擬訂會議籌備方案的原則

　　(1)嚴格時間的原則。會議的開會時間必須明確，按通知時間準(zhǔn)時開會，準(zhǔn)時結(jié)束。

　　(2)事項明確性原則。會議的時間、地點、出席人員、會議議題等各類事項必須交代清楚。

　　(3)會議必要性原則。對各類會議是否有必要召開，必須嚴格審查，同時也要嚴格限定與會人數(shù)。

　　4.會議籌備方案的內(nèi)容

　　(1)會議主題與議題

　　1)會議主題。會議主題是會議要研究的問題和要達到的目的。確定會議主題一是要有切實的依據(jù);二是要結(jié)合本單位的實際;三是要有明確的目的。

　　2)會議議題。會議議題一般包括主要領(lǐng)導(dǎo)交辦或指定有關(guān)部門匯報的問題;下級單位提請討論決定的問題;上級領(lǐng)導(dǎo)下達的指示;需要各部門貫徹執(zhí)行的問題等。

　　(2)會議名稱。會議名稱是指會議活動的正式稱謂，是會議活動基本特征的信息標(biāo)志。一般例會性質(zhì)的會議，會議名稱都是相對固定的，如董事會、經(jīng)理辦公會、職工代表大會等。

　　(3)會議議程。會議議程是對會議議題的順序安排，一般情況下由會議領(lǐng)導(dǎo)者或主辦者確定。在編排議程時，應(yīng)遵循的原則一是要按照議題的輕重緩急編排處理的先后次序;二是對每一個議題應(yīng)預(yù)估所需的時間，并明確標(biāo)示出來;三是應(yīng)事先通知與會者，以使其做好準(zhǔn)備。

　　在編制議程時，還應(yīng)該根據(jù)參加會議的主要領(lǐng)導(dǎo)，確定會議的主持人;根據(jù)會議的主題確定會議發(fā)言人，根據(jù)會議的內(nèi)容和規(guī)模，確定討論形式。

　　(4)會議時間和日期。會議召開的時間選擇，關(guān)鍵是準(zhǔn)確把握會議召開的時機問題。會議的最佳時間要考慮到主要領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、報告人能否出席會議，會議的各項組織和準(zhǔn)備工作是否能夠完成，會議的具體時間考慮周到。

　　會議的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密相聯(lián)，要考慮到各項議程是否能夠完成;與會者能否充分發(fā)表意見;有臨時動議的提出和需要的時間等因素。會期的長短還與會議的成本和效率密切相關(guān)。因此，在滿足需要原則的前提下適當(dāng)、合理地壓縮會議時間，是降低會議成本，提高會議效率的有效手段。

　　(5)會議地點。要考慮到交通是否方便，環(huán)境是否適宜，設(shè)備是否能夠滿足需要，會場大小是否適中，規(guī)格是否適當(dāng)。

　　(6)會議需要的設(shè)備和工具。

　　(7)會議文件。

　　(8)與會人員的組成和人數(shù)。

　　(9)與會人員的編組。

　　(10)會議的食宿安排。

　　(11)確定會議經(jīng)費預(yù)算。

　　(12)會議的籌備機構(gòu)和完成任務(wù)的期限。規(guī)模較大的會議都要成立專門的會議籌備機構(gòu)，并明確每項工作的完成期限。根據(jù)會議準(zhǔn)備工作的各個環(huán)節(jié)分為若干個小組，一般可將小組劃分為秘書組、會務(wù)組、宣傳組、保衛(wèi)組、后勤組、財務(wù)組等。各小組分工明確，責(zé)任到人。服從籌備領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一指揮，確保會議的準(zhǔn)備工作順利進行。

　　5.會議籌備方案的擬寫

　　會議籌備方案屬于計劃性文書，其結(jié)構(gòu)由標(biāo)題和正文組成。

　　(1)標(biāo)題。由會議名稱加上“籌備方案”組成。

　　(2)正文。正文包括會議籌備工作的基本內(nèi)容、各小組分工和任務(wù)的完成期限等。

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