北京會(huì)計(jì)證《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)》第七章第二節(jié)財(cái)產(chǎn)清查方法講義
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一、財(cái)產(chǎn)清查的準(zhǔn)備工作
財(cái)產(chǎn)清查是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作,它涉及面干、政策性強(qiáng)、工作量大。為了加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),保質(zhì)保量完成此項(xiàng)工作,一般應(yīng)在企業(yè)單位負(fù)責(zé)人(如廠長(zhǎng)、經(jīng)理等)的領(lǐng)導(dǎo)下,由會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)、倉(cāng)庫等有關(guān)部門的人員組成財(cái)產(chǎn)清查的專門班子,具體負(fù)責(zé)財(cái)產(chǎn)清查的領(lǐng)導(dǎo)工作。在清查前,必須首先做好以下幾項(xiàng)準(zhǔn)備工作:
(1)清查小組制定財(cái)產(chǎn)計(jì)劃,確定清查對(duì)象、范圍、配備清查人員,明確清查任務(wù)。
(2)財(cái)務(wù)部門要將總賬、明細(xì)賬等有關(guān)資料登記齊全,核對(duì)正確,結(jié)出余額。保管
部門對(duì)所保管的各種財(cái)產(chǎn)物資以及賬簿、賬卡掛上標(biāo)簽,標(biāo)明品種、規(guī)格、數(shù)量,以備查對(duì)。
(3)銀行存款和銀行借款應(yīng)從銀行取得對(duì)賬單,以便查對(duì)。
(4)對(duì)需要使用的度量衡器,要提前校驗(yàn)正確,保證計(jì)量準(zhǔn)確。對(duì)應(yīng)用的所有表冊(cè),都要準(zhǔn)備妥當(dāng)。
二、財(cái)產(chǎn)清查的方法
1、實(shí)物資產(chǎn)的清查
對(duì)于各種實(shí)物如材料、半成品、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、低值易耗品、包裝物、固定資產(chǎn)等,都要從數(shù)量和質(zhì)量上進(jìn)行清查。由于實(shí)物的形態(tài)、體積、重量、堆放方式等不盡相同,因而所采用的清查方法也不盡相同。實(shí)物數(shù)量的清查方法,比較常用的有以下幾種:
(1)實(shí)物盤點(diǎn)。即通過逐一清點(diǎn)或用計(jì)量器具來確定實(shí)物的實(shí)存數(shù)量。其適用的范圍較廣,在多數(shù)財(cái)產(chǎn)物資清查中都可以采用這種方法。
(2)技術(shù)推算。采用這種方法,對(duì)于財(cái)產(chǎn)物資不是逐一清點(diǎn)計(jì)數(shù),而是通過量方、計(jì)尺等技術(shù)推算財(cái)產(chǎn)物資的結(jié)存數(shù)量。這種方法只適用于成堆量大而價(jià)值又不高難以逐一清點(diǎn)的財(cái)產(chǎn)物資的清查。例如,露天堆放的煤炭等。
對(duì)于實(shí)物的質(zhì)量,應(yīng)根據(jù)不同的實(shí)物采用不同的檢查方法,例如有的采用物理方法,有的采用化學(xué)方法來檢查實(shí)物的質(zhì)量。
實(shí)物清查過程中,實(shí)物保管人員和盤點(diǎn)人員必須同時(shí)在場(chǎng)。對(duì)于盤點(diǎn)結(jié)果,應(yīng)如實(shí)登記盤存單,并由盤點(diǎn)人和實(shí)物保管人簽字或蓋章,以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。盤存單既是紀(jì)錄盤點(diǎn)結(jié)果的書面證明,也是反映財(cái)產(chǎn)物資實(shí)存數(shù)的原是憑證。其一般格式如表6-1所示。
表6-1 盤存單
單位名稱: 盤點(diǎn)時(shí)間: 編號(hào):
財(cái)產(chǎn)類別: 存放地點(diǎn): 金額單位:
編號(hào) |
名稱 |
計(jì)量單位 |
數(shù)量 |
單價(jià) |
金額 |
備注 |
為了查明實(shí)存數(shù)與賬存數(shù)是否一致,確定盤盈或盤虧情況,應(yīng)根據(jù)盤存單和有關(guān)賬簿的記錄,編制實(shí)寸賬存對(duì)比表。實(shí)存賬存對(duì)比表是用以調(diào)整賬簿記錄的重要原始憑證,也是分析產(chǎn)生差異的原因,明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的依據(jù)。實(shí)存賬存對(duì)比表的一般格式如表6-2所示:
表6-2 實(shí)存賬存對(duì)比表
編號(hào) |
類別及名稱 |
計(jì)量單位 |
單價(jià) |
實(shí)存 |
賬存 |
對(duì)比結(jié)果 |
備注 | |||||
盤盈 |
盤虧 | |||||||||||
數(shù)量 |
金額 |
數(shù)量 |
金額 |
數(shù)量 |
金額 |
數(shù)量 |
金額 | |||||
主管人員: 會(huì)計(jì): 制表:
對(duì)于委托外單位加工、保管的材料、商品、物資以及在途的材料、商品、物資等,可以用詢證的方法與有關(guān)單位進(jìn)行核對(duì),以查明帳實(shí)是否相符。
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2、庫存現(xiàn)金的清查
庫存現(xiàn)金的清查,包括人民幣和各種外幣的清查,都是采用實(shí)地盤點(diǎn)即通過點(diǎn)票數(shù)來確定現(xiàn)金的實(shí)存數(shù),然后以實(shí)存數(shù)與現(xiàn)金日記賬的賬面余額進(jìn)行核對(duì),以查明帳實(shí)是否相符及盈虧情況。
由于現(xiàn)金的收支業(yè)務(wù)十分頻繁,容易出現(xiàn)差錯(cuò),需要出納人員每日進(jìn)行清查和定期及不不定期的專門清查。每日業(yè)務(wù)終了,出納人員都應(yīng)將現(xiàn)金日記賬的賬面余額與現(xiàn)金的實(shí)存數(shù)進(jìn)行核對(duì),做到賬款相符。專門班子清查盤點(diǎn)時(shí),出納人員必須在場(chǎng),現(xiàn)鈔應(yīng)逐張查點(diǎn),還應(yīng)注意有無違反現(xiàn)金管理制度的現(xiàn)象,編制現(xiàn)金盤點(diǎn)報(bào)告表,并由盤點(diǎn)人員和出納人員簽章?,F(xiàn)金盤點(diǎn)報(bào)告表兼有盤存單和實(shí)存賬存對(duì)比表的作用,是反映現(xiàn)金實(shí)有數(shù)和調(diào)整帳簿記錄的重要原始憑證。其一般格式如表6-3所示:
表6-3 現(xiàn)金盤點(diǎn)報(bào)告表
單位名稱: 年 月 日
實(shí)存金額 |
賬存金額 |
對(duì)比結(jié)果 |
備注 | |
盤盈 |
盤虧 | |||
盤點(diǎn)人: 出納員:
國(guó)庫券、其他金融債券、公司債券、股票等有價(jià)證券的清查方法和現(xiàn)金相同。
3、銀行存款的清查
銀行存款的清查,與實(shí)物和現(xiàn)金的清查方法不同,它是采用與銀行核對(duì)賬目的方法來進(jìn)行的。即將企業(yè)單位的銀行存款日記賬與從銀行取得的對(duì)帳單逐比核對(duì),以查明銀行存款的收入、付出和結(jié)余的記錄是否正確。
開戶銀行送來的銀行對(duì)賬單是銀行在收付企業(yè)單位存款時(shí)復(fù)寫的帳頁,它完整的記錄了企業(yè)單位存放在銀行的款項(xiàng)的增減變動(dòng)情況及結(jié)存余額,是進(jìn)行銀行存款清查的重要依據(jù)。
在實(shí)際工作中,企業(yè)銀行存款日記賬余額與銀行對(duì)賬單余額往往不一致,其主要原因:一是雙方賬目發(fā)生錯(cuò)帳、漏帳。所以在與銀行核對(duì)賬目之前,應(yīng)先仔細(xì)檢查企業(yè)單位銀行存款日記賬的正確性和完整性,然后再將起與銀行送來的對(duì)賬單逐筆進(jìn)行核對(duì)。二是正常的“未達(dá)帳項(xiàng)”。所謂“未達(dá)帳項(xiàng)”,是指由于雙方記賬時(shí)間不一致而發(fā)生的一方已經(jīng)入帳,而另一方尚未入賬的款項(xiàng)。企業(yè)單位與銀行之間的未達(dá)帳項(xiàng),有以下四種情況:
(1)企業(yè)已入賬,但銀行尚未入賬
?、倨髽I(yè)送存銀行的款項(xiàng),企業(yè)已做存款增加入賬,但銀行尚未入賬;
?、谄髽I(yè)開出支票或其他付款憑證,企業(yè)已作為存款減少入賬,但銀行尚未付款、未記賬;
(2)銀行已入賬,但企業(yè)尚未入賬。
?、巽y行代企業(yè)收進(jìn)的款項(xiàng),銀行已作為企業(yè)存款的增加入賬,但企業(yè)尚未受到通知,因而未入賬;
?、阢y行代企業(yè)收支付的款項(xiàng),銀行已作為企業(yè)存款的減少入賬,但企業(yè)尚未受到通知,因而未入賬;
上述任何一種情況的發(fā)生,都會(huì)使雙方的賬面存款余額不一致。因此,為了查明企業(yè)單位和銀行雙方賬目的記錄有無差錯(cuò),同時(shí)也是為了發(fā)現(xiàn)未達(dá)帳項(xiàng),在進(jìn)行銀行存款清查時(shí),必須將企業(yè)單位的銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單逐筆核對(duì);核對(duì)的內(nèi)容包括收付金額、結(jié)算憑證的種類和號(hào)數(shù)、收入來源、支出的用途、發(fā)生的時(shí)間、某日止的金額等。通過核對(duì),如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)單位有錯(cuò)賬或漏賬,應(yīng)立即更正;如果發(fā)現(xiàn)銀行有錯(cuò)賬或漏賬,應(yīng)即使通知銀行查明更正;如果發(fā)現(xiàn)有未達(dá)賬項(xiàng),則應(yīng)據(jù)以編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié),并驗(yàn)證調(diào)節(jié)后余額是否相等。
[例1]2006年6月30日某企業(yè)銀行存款日記賬的賬面余額為31000元,銀行對(duì)賬單同
的余額為36000元,經(jīng)逐筆核對(duì),發(fā)現(xiàn)有下列未達(dá)帳項(xiàng):
(1)29日,企業(yè)銷售產(chǎn)品收到轉(zhuǎn)帳支票一張計(jì)2000元,將支票存入銀行,銀行尚未辦理入賬手續(xù)。
(2)29日,企業(yè)采購(gòu)原材料開出轉(zhuǎn)帳支票一張計(jì)1000元,企業(yè)已作銀行存款付出,銀行尚未收到支票而未入賬。
(3)30日,企業(yè)開出現(xiàn)金支票一張計(jì)250元,銀行尚未入賬。
(4)30日,銀行代企業(yè)收回貨款8000元,收款通知尚未到達(dá)企業(yè),企業(yè)尚未入賬。
(5)30日,銀行代付電費(fèi)1750元,付款通知尚未到達(dá)企業(yè),企業(yè)尚未入賬。
(6)30日,銀行代付水費(fèi)500元,付款通知尚未到達(dá)企業(yè),企業(yè)尚未入賬。
根據(jù)以上資料編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表如6-4所表示:
表6-4 銀行存款余額調(diào)節(jié)表
2006年6月30日 單位:元
項(xiàng)目 |
金額 |
項(xiàng)目 |
金額 |
企業(yè)銀行存款帳面余額 |
31000 |
銀行對(duì)帳單帳面余額 |
36000 |
加:銀行已記增加,企業(yè)未記增加的帳項(xiàng)
銀行代收貨款
減:銀行已記減少,企業(yè)未記減少的帳項(xiàng)
銀行代付電費(fèi)
銀行代付水費(fèi) |
8000
1750
500 |
加:企業(yè)已記增加,銀行未記增加的帳項(xiàng)
存入的轉(zhuǎn)帳支票
減:企業(yè)已記減少,銀行未記減少的帳項(xiàng)
開出轉(zhuǎn)帳支票
開出現(xiàn)金支票 |
2000
1000
250 |
調(diào)節(jié)后存款余額 |
36750 |
調(diào)節(jié)后存款余額 |
36750 |
如果調(diào)節(jié)后雙方余額相等,則一般說明雙方記賬沒有差錯(cuò);若不相等,則表明企業(yè)方或銀行方或雙方記賬有差錯(cuò),應(yīng)進(jìn)一步核對(duì),查明原因予以更正。
需要注意的是,對(duì)于銀行已經(jīng)入賬而企業(yè)尚未入賬的未達(dá)帳項(xiàng),不能根據(jù)銀行存款余額調(diào)節(jié)表來編制會(huì)計(jì)分錄,作為記賬依據(jù),必須在收到銀行的有關(guān)憑證后方可入賬。另外,對(duì)于長(zhǎng)期懸置的未達(dá)帳項(xiàng),應(yīng)及時(shí)查明原因,予以解決。
上述銀行存款的清查方法,也適用于各種銀行借款的清查。但在清查銀行借款時(shí),還應(yīng)檢查借款是否按規(guī)定的用途使用,是否按期歸還。
4、往來款項(xiàng)的清查
往來款項(xiàng)的清查,采用對(duì)方單位核對(duì)賬目的方法。在檢查個(gè)單位結(jié)算往來款項(xiàng)賬目正確性和完整性的基礎(chǔ)上,根據(jù)有關(guān)明細(xì)分類賬的記錄,按用戶編制對(duì)帳單,送交對(duì)方單位進(jìn)行核對(duì)。對(duì)賬單一般一式兩聯(lián),其中一聯(lián)作為回單。如果對(duì)方單位核對(duì)相符,應(yīng)在回單上蓋章后退回;如果數(shù)字不符,則應(yīng)將不符的情況在回單上注明,或另抄對(duì)帳單退回,以便進(jìn)一步清查。在核對(duì)過程中,如果發(fā)現(xiàn)未達(dá)帳項(xiàng),雙方都應(yīng)采用調(diào)節(jié)賬面余額的方法,來核對(duì)往來款項(xiàng)是否相符。尤其應(yīng)注意查明有無雙方發(fā)生爭(zhēng)議的款項(xiàng)、沒有希望收回的款項(xiàng)以及無法支付的款項(xiàng),以便即使采取措施進(jìn)行處理,避免或減少壞帳損失。
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